Concernant l'option « Conversion même année »

Cette option peut vous servir lorsque vous avez un client, qui par exemple, change de statut juridique et que vous devez produire deux états financiers dans la même année. En convertissant votre client toutes vos informations sont déplacées dans pour la période précédente. il vous suffit de procéder aux changements dans l'identité et de procéder à l'importation ou la saisie des données pour la nouvelle période à couvrir.

Concernant l'option « Renommer un fichier »

Si vous désirez renommer un fichier, vous devez obligatoirementeffectuer le changement de nom directement dans GEF et non par l'Explorateur de Windows. Si vous procédez par l'explorateur vous ne serez plus en mesure d'ouvrir le fichier de votre client. 

Windows Vista / 7 / Server protège en écriture plusieurs dossier (par exemple, Program Files). Si vous voyez ce message, c'est que GEF n'a pas les droits en écriture dans son dossier de travail. Vous devez donc déplacer les fichiers client vers un dossier dans lequel GEF pourra écrire.

Pour démarrer GEF avec les droits d'administration, soit de forcer le droit en écriture, cliquez-droit sur l'icône de GEF et sélectionnez Exécuter en tant qu'administrateur.

Oui, le profil du cabinet doit OBLIGATOIREMENT être complété. Cette section permet l'identification du comptable signataire des états financiers et le responsable du dossier (par exemple, le comptable sénior et le comptable junior ou le technicien qui travaille au dossier).
Il est préférable d'inscrire toutes les personnes qui œuvrent dans les différents dossiers du cabinet.

Le numéro doit être composé de lettres et/ou de chiffres; par exemple: JUTD01 ou encore 235179. Identifier vos clients avec des mots clés ou par numéro selon l’ordre de classement de votre organisation. Quant à  la longueur de son identifiant, il est selon les normes de Windows.

Actuellement, il est impossible de modifier le nom d’un fichier.

Vous n'avez probablement pas le bon chemin d'accès par défaut. Afin de vérifier et modifier les chemins utilisés par GEF, vous n'avez qu'à rejoindre la fenêtre de configuration à Fichier > Options et paramètres dans l'onglet Dossiers par défaut

GEF utilise des fichiers textes (txt) et à point-virgule (csv) pour analyser les données exportées par les différents logiciels comptables. Pour s'assurer d'une exportation fiable des données de votre client vous devrez procéder ainsi :

1. Exporter la balance de vérification en format Excel.
2. Ouvrir le fichier Excel et le sauvegarder sous le format .csv
3. Ouvrir GEF et faire l'importation à partir de Fichier > Importation > AgExpert

* Ne pas modifier les fichier csv après leur création. Travailler toujours à partir du fichier Excel généré par AgExpert.

Le système génère un fichier en format XML et un fichier PDF en quelques secondes que vous devez transmettre par voie électronique. Ces deux fichiers doivent être transmis par l'intermédiaire de l'intranet du site internet de la FADQ. Si vous êtes déjà un préparateur accrédité de données (Agri-Stabilité), vous devez détenir un nom d'utilisateur et un mot de passe pour vous permettre de transmettre les documents via le site de la FADQ.

Vérifier le format de papier par défaut de votre imprimante. Sélectionner le format de papier Lettre dans les propriétés de l'imprimante.

Vérifier dans l'identité du client (F5- ID) le type ACC choisi. Si l'ACC est comptable le taux se modifie au chiffrier, lorsque l'ACC est fiscal le taux se modifie dans la cédule fiscale fédérale (F5 - CFF).

Oui, c’est possible. Pour ce faire, il suffit d’écrire le montant voulu dans la cellule du chiffrier. Lorsqu’un montant est inscrit manuellement le coin supérieur gauche de la cellule affiche un triangle rouge. Ceci indique que le chiffre est inscrit manuellement. Revenir dans le sous détail pour effectuer les corrections,  la section détail n’écrasera pas le montant inscrit dans le chiffrier.

Pour faire passer les actifs incorporels amortis dans la section des actifs incorporels non amortis, il faut aller cocher la note Principales Conventions Comptables (PCC) ainsi que le paragraphe «Actif incorporel non amortit».

Pour faire balancer votre flux et bilan, n'oubliez pas de saisir votre bilan d'ouverture de la compagnie, de sélectionner dans l'identité année fiscale unique. Ainsi votre bilan et votre flux va balancer et lors de l'impression l'année unique s'imprimera sans imprimer le bilan d'ouverture.

Actuellement l'écriture de variation des stocks est automatique. Il est possible de désactiver l’option automatique. Ouvrir Identité du client/Mandat et décocher Stocks.

OUI, il est très important de compléter les lignes de sous-détails car c'est à partir des informations qui sont saisies dans ces lignes que les différents états se complètent. Prenons comme exemple les lignes de dettes, les portions à court terme. Il faut saisir les chiffres pour chacune des années. Ces informations s'additionnent pour les différentes dettes et les différentes années. Elles se reportent dans la note complémentaire des «Dette à long terme».

Lorsque l'information de la BV est différente du résultat qui doit apparaître au courant vous devez procéder de la façon suivante :

- Inscrire le montant manuellement dans le chiffrier ;

- Déplacer le curseur dans la cellule (F6) de sous-détails qui doit être modifiée ;

- Corriger le montant ;

- Procéder par écriture de régularisation pour effectuer la correction pour le courant;

Soyez rigoureux concernant l'utilisation des lignes de détails. Ainsi, vous diminuez votre temps de travail de vérification dans GEF et vous vous assurez de l'exactitude de vos données.

Conseil : Après avoir compléter votre chiffrier, prenez l'habitude d'aller vérifier le diagnostic (F5 + diag), plusieurs tests s'effectuent et permettent d'accélérer le traitement du dossier

Lorsque vous effectuez la description des dettes dans le chiffrier, soit dans partie de sous-détail de la ligne du chiffrier, le texte inscrit sera présenté selon la présentation de cette fenêtre. En d'autres termes, le nombre de lignes et de caractères par ligne est le même sur la page écran que lors de l’impression.

En ce qui concerne la coupure des mots, pour vous assurer que les nombres ainsi que les symboles tel que : 2 000 $ ou 5 ½ % ne soit pas couper et se retrouve sur la ligne suivante, utiliser le CTRL + E, un espace insécable se créer pour assurer une belle présentation.

Le choix de lignes du chiffrier concernant les retraits ou les prélèvements tant pour un individu en affaires que pour une entreprise en co-exploitation ou une SENC peuvent générer cette situation.

Il faut inscrire les montants concernant les retraits ou les prélèvements au chiffrier provenant de votre BV aux lignes suivantes :

SENC ou co-exploitation :

• Prélèvements ---> ligne 315000
• Apports récurrents ---> ligne 31300
• Apports de capitaux ---> ligne 313010

Particulier en affaires:

• Prélèvements ---> ligne 305000
• Apports récurrents ---> ligne 303000
• Apports de capitaux ---> ligne 303010

Ainsi les montants vont se rapporter correctement dans l'état fiscal des capitaux propres. Par défaut, le logiciel répartit les montants selon le pourcentage déterminé dans l'identité. Si, pour quelques raisons que ce soit, le partage n'est pas celui prédéterminé il faut le modifier manuellement directement dans l'état fiscal concernant le partage des capitaux. (18-03-2010)